In questo periodo succede a tutti e sarà capitato anche a te: la tua struttura ricettiva riceve molte richieste di preventivo, ma convertire i preventivi in prenotazioni sembra un’impresa impossibile. Ogni giorno invii moltissime mail con tutti i dettagli delle tue offerte e dei tuoi servizi, passi ore al telefono a chiarire ogni dubbio degli utenti, ma la maggior parte delle volte i potenziali clienti scompaiono per non farsi sentire mai più, senza portare a termine la prenotazione.
Il momento che passa tra la richiesta di preventivo e la conferma di prenotazione è molto delicato. In questa fase, i tuoi clienti stanno scegliendo tra il tuo preventivo e quello delle strutture competitors per decidere dove trascorrere le vacanze. Per ottenere un tasso di conversione soddisfacente, quindi, è importante fornire tutte le informazioni che possono distinguere la tua struttura dalle altre simili sul territorio. Non solo: è in questa fase che dovresti dare al cliente un primo assaggio della tua accoglienza, mostrando quanto tieni al suo benessere e al suo relax. Ecco alcuni consigli per ottenere più prenotazioni.
Mostra cura e attenzione tramite messaggi personalizzati
Fai sentire speciali i tuoi potenziali clienti per incitarli a convertire i preventivi in prenotazioni. Nelle risposte alle mail e durante le telefonate, presta attenzione a tutti i dettagli che hai sul cliente e che potresti usare per proporre un’esperienza personalizzata.
Le piccole attenzioni fanno la differenza: meglio chiamare i clienti per nome nelle mail e nelle telefonate, dimostrando che per te sono tutti unici e speciali. Questa accortezza può aiutarti a stabilire una connessione personale e a sottolineare che ti sei preso il tempo di capire le esigenze specifiche di ognuno.
Prova, per quanto possibile, a offrire un servizio ritagliato sulle necessità del singolo cliente. Quando gli utenti organizzano una vacanza, ciò che stanno cercando in realtà è un’esperienza di relax e comfort che parta già dal momento della prenotazione. Basterà poco per farli sentire speciali: offri consigli sulle attività da svolgere nelle vicinanze, sui ristoranti locali, sulle modalità di trasporto in base alle caratteristiche di ognuno. Ad esempio, una famiglia con bambini potrebbe essere rassicurata dalla presenza di un servizio di animazione o dalla garanzia di camere silenziose.
Converti i preventivi in prenotazioni con mail e telefonate di sollecito
Hai inviato il preventivo pensato su misura per il cliente, ma non hai sue notizie da ormai tre giorni? Non avere paura di essere insistente: è il momento di tornare a farti sentire con una mail o una telefonata di sollecito. Ecco alcuni esempi sul tipo di mail o telefonata adatta per una situazione come questa.
- Chiedi se sono necessarie ulteriori informazioni. Sollecita gentilmente una risposta da parte del cliente chiedendo se ha tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione. In questo modo, mostrerai disponibilità e premura nei suoi confronti, oltre a ricordare l’esistenza del tuo preventivo.
- Crea un senso di urgenza. Incita il cliente a portare a termine la prenotazione spiegando che le soluzioni che hai proposto nel preventivo hanno una disponibilità limitata e stanno per finire. Una soluzione efficace può essere anche la proposta di sconti a tempo per chi conferma la prenotazione entro un breve periodo.
- Chiedi se ci sono problemi. Se non hai ricevuto una risposta dopo aver inviato il preventivo, puoi chiedere se ci sono dei problemi specifici che impediscono di confermare la prenotazione. In questo modo identificherai gli eventuali ostacoli che creano dubbio e incertezza nel cliente e potrai organizzarti per rimuoverli.
Ricorda, nelle tue mail e nelle telefonate, di mantenere sempre un tono cordiale e professionale. L’urgenza non dovrebbe mai finire per mettere pressione eccessiva al cliente, allontanandolo dalla prenotazione.
Evidenzia nel preventivo il tuo valore aggiunto
Per ottenere conferme di prenotazione, è prima di tutto importante inviare dei preventivi che mettano bene in evidenza il valore aggiunto della tua struttura rispetto ai competitors sul territorio. In questo periodo i clienti chiedono i preventivi di più strutture per poterli confrontare e fare una scelta: il tuo dovrebbe spiccare tra tutti e mettere in evidenza le caratteristiche uniche della tua attività .
Elencare tutti i servizi nel fondo della mail non è sufficiente: gli aspetti più interessanti della tua offerta potrebbero finire sommersi tra altre informazioni irrilevanti. Individua ciò che tu puoi offrire rispetto agli altri e posiziona questo servizio all’inizio della mail, in modo da renderlo ben visibile. Può trattarsi di qualsiasi cosa: la particolare posizione della tua struttura, vicina a spiagge esclusive e nascoste; una convenzione con gli enti turistici locali, un prezzo particolarmente vantaggioso, camere molto silenziose, la presenza di un centro benessere… Questi sono solo alcuni esempi delle caratteristiche e dei servizi su cui puntare per rendere la tua struttura desiderabile. Nessuno conosce la tua attività meglio di te: individua il valore aggiunto della tua struttura e usalo per convincere i clienti a sceglierti.
Il valore aggiunto potrebbe anche essere l’autorevolezza e la riprova sociale che proviene dalle recensioni positive ricevute dai clienti degli anni passati. Per convertire i preventivi in prenotazioni, scegli le recensioni migliori per rassicurare gli indecisi sulla qualità della tua offerta e del tuo servizio e includile nella tua comunicazione.
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